Protection des renseignements personnels

Époxy VIP Design est responsable des renseignements personnels recueillis par cette application. Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (modifiée par la Loi 25, anciennement le projet de loi 64), la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'entreprise exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels, sauf délégation écrite.

Toute question, demande d'accès, de rectification ou plainte peut être adressée au responsable par courriel ou en personne au bureau de l'entreprise.

Identification de l'employé : nom, courriel, téléphone, rôle (chef d'équipe ou helper).

Données de temps : heure d'arrivée, heure de sortie, pauses, heures régulières et supplémentaires, taux horaire aux fins de la paie.

Données de géolocalisation : position GPS ponctuelle au moment précis du punch d'arrivée et du punch de sortie, ainsi que la distance par rapport au chantier.

Données de contrat : client, adresse du chantier, horaire et notes de travail.

Les renseignements sont utilisés uniquement pour valider la présence sur le chantier, calculer les heures travaillées et la paie, planifier les contrats et respecter les obligations légales de l'employeur (Normes du travail, CNESST, comptabilité).

Aucune donnée n'est utilisée à des fins de profilage, de publicité ou de décision automatisée.

La géolocalisation est activée à la demande de l'employé seulement, au moment où il appuie sur le bouton de punch. L'application ne suit pas la position en arrière-plan, ni hors des heures de travail, ni entre les punchs.

L'employé est avisé de l'activation de la géolocalisation et peut refuser la permission GPS de son appareil. Dans ce cas, le punch peut être enregistré manuellement et validé par l'administrateur.

Cette pratique respecte l'obligation d'aviser les personnes concernées lorsqu'une technologie permettant de les localiser est utilisée (art. 8.1 de la Loi).

Le consentement est demandé de manière libre, éclairée et distincte pour la géolocalisation. Il est donné par une action claire de l'employé et peut être retiré en tout temps auprès de l'administrateur, sans conséquence sur l'enregistrement de ses heures.

Les paramètres de l'application assurent la confidentialité par défaut : chaque employé voit ses propres punchs et ses heures; le chef d'équipe voit les punchs des employés de son contrat; l'administrateur voit l'ensemble des données aux fins de paie et de planification.

Les accès sont contrôlés par des règles de sécurité au niveau de la base de données et protégés par mot de passe individuel. Le partage de compte est interdit.

Les données de punch, de paie et de contrat sont conservées pour la durée exigée par la loi (généralement 6 ans à des fins fiscales et de normes du travail), puis détruites ou anonymisées.

Les coordonnées GPS des punchs sont conservées au maximum 12 mois, sauf litige actif, puis supprimées.

Chaque employé a le droit d'être informé, d'accéder à ses renseignements, de les faire rectifier, de retirer son consentement à la géolocalisation, de demander la cessation de la diffusion et de recevoir ses données dans un format technologique structuré (portabilité).

Les demandes reçoivent une réponse dans un délai de 30 jours. En cas de refus, l'employé peut porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec.

En cas d'incident (perte, accès non autorisé, communication non autorisée), Époxy VIP Design prend les mesures pour diminuer le risque de préjudice, consigne l'incident dans un registre et, si le risque de préjudice sérieux est présent, avise les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information.

Les données sont hébergées chez des fournisseurs infonuagiques pouvant se trouver hors du Québec. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée avant toute communication hors Québec et un encadrement contractuel de confidentialité est exigé.

Aucun renseignement personnel n'est vendu ni communiqué à des fins commerciales.